Bestuur en commissies

Bestuur en commissies

Bestuur

De Wing Chun Tong vereniging wordt geleid door het bestuur, dat bestaat uit de volgende personen:

  • Voorzitter: Pieter Touber
  • Vice-voorzitter: Marcel Koopman
  • Penningmeester: Vincent Deelen
  • Secretaris: Richard Braeken
  • Algemeen lid: Marco Glasmacher
  • Algemeen lid: Mark Wever
  • Algemeen lid: Fred Verkuil

Deze bestuursleden zijn door de algemene ledenvergadering van 25 mei 2014 geïnstalleerd.

De (vice-)voorzitter

De voorzitter houdt zich bezig met het bepalen en handhaven van de strategische koers van de vereniging. Daarnaast zorgt deze voor de afstemming in het bestuurlijk team. Zoals alle overige functionarissen binnen het bestuur een afgebakend functioneel gebied hebben waarbinnen zij opereren, houdt de voorzitter het overzicht om de algemene koers te bewaken.

Daarnaast onderhoudt de voorzitter contact met andere sportvereniging, bonden of koepelorganisaties binnen Nederland en waar van toepassing ook internationaal. Het is zijn of haar taak om relevante ontwikkelingen in de omgeving van de vereniging in de gaten te houden om zodoende, waar nodig, dit mee te nemen in het gevoerde beleid.
De voorzitter is tenslotte ook het gezicht van de vereniging. Op officiële gelegenheden zal deze spreken evenals dat hij of zij veel communiqués namens de vereniging schrijft. Daarnaast zit hij of zij algemene ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen voor.
De vice-voorzitter vervult deze taken samen met of, in voorkomend geval, in plaats van de voorzitter.

De secretaris

De secretaris houdt zich bezig met alles wat de vereniging, de gelieerde bonden en de koepelorganisaties betreft. Binnen de Wing Chun Tong is de secretaris het aanspreekpunt voor leraren en leden.
Om de laatste ontwikkelingen binnen de vereniging bekend te maken aan de leden, schrijft de secretaris nieuwsbrieven. Ook neemt de secretaris deel aan samenwerkingsverbanden met bevriende of aanverwante verenigingen en organisaties.
De secretaris is verantwoordelijk voor de afhandeling van alle poststukken en emailings die dagelijks de Wing Chun Tong bereiken.
Gedurende de bestuursvergadering is de secretaris verantwoordelijk voor het maken van de notulen.
Het up tot date houden van de ledenadministratie behoort eveneens tot het takenpakket van de secretaris. Leden dienen wijzigingen van hun contactgegevens aan de secretaris door te geven.

De penningmeester

De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de vereniging.
Aan het begin van het bestuursjaar wordt een begroting gemaakt, die aansluit bij het gemaakte beleidsplan. Als vereniging heeft de Wing Chun Tong geen winstoogmerk. Hierop wordt in de begroting ook de aandacht gevestigd. Natuurlijk zijn er incidentele gebeurtenissen waar geen rekening mee gehouden is, maar hier ligt een uitdaging om dit toch in te passen binnen het financiële verenigingsbeleid.
Behalve de taken als het boekhouden, factuurbeheer, en het beheren van de geldelijke stromen van de Wing Chun Tong, behoort het beheren van de geldstromen van de commissies ook tot een belangrijke en leuke taak.
Indien nodig geeft de penningmeester adviezen en ondersteuning aan verenigingscommisies bij het beheren van hun geldstroom.

De algemene leden

De algemene leden ondersteunen de bovengenoemde bestuursleden in hun taken en nemen deze in voorkomende gevallen waar. Daarnaast verrichten zij diverse ad hoc activiteiten die het belang van de vereniging nastreven.

Bestuursvergaderingen

Het bestuur houdt bestuursvergaderingen om de uitvoering van hun taken onderling af te stemmen.

Algemene Leden Vergadering

Ieder jaar wordt een algemene ledenvergadering gehouden, waar het bestuur aan de leden verantwoording aflegt over het in het voorafgaande jaar gevoerde beleid en de uitvoering ervan.
De financiële stukken worden door de kascommissie gecontroleerd en hun bevindingen worden aan de ledenvergadering voorgelegd.

Commissies

De Wing Chun Tong vereniging kent een viertal commissies.

Technische commissie

De technische commissie bepaalt de (technische) inhoud van de trainingen. Dit omvat alle aspecten van de training, waaronder de warming-up en cooling-down, de techniektraining, de vormen, het sparren, de tijdsverdeling hiertussen en de eventuele groepsscheiding in de zaal.

De leden van de technische commissie worden door het bestuur aangesteld op basis van hun kennis, ervaring en enthousiasme.

De technische commissie Wing Chun wordt gevormd door:

  • Pieter Touber
  • Patrick Wolters

Kascommissie

De kascommissie geeft invulling aan artikel 48 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek. Twee personen, niet deel uitmakend van het bestuur, onderzoeken de balans en de staat van baten en lasten met toelichting op juistheid.

Na afloop van een boekjaar draagt de penningmeester de boekhouding over aan de kascommissie ter controle. Het bestuur stelt een jaarverslag op met daarin een toelichting op de financiën. De kascommissie controleert beide stukken, waarbij o.a. getoetst wordt of alle transacties in lijn zijn met het beleid van de vereniging (zoals blijkens de statuten). De kascommissie legt hun bevindingen vast in een brief aan de Algemene Leden Vergadering (p/a de secretaris). De penningmeester ligt de financiën toe tijdens de Algemene Leden Vergadering. Nadat de leden hebben vastgesteld dat de financiën in order zijn dechargeren zij het bestuur.

De kascommissieleden worden ieder jaar door de Algemene Leden Vergadering benoemd.

Materiaalcommissie

De materiaalcommissie verzorgt alle materialen die voor de trainingen en andere activiteiten benodigd zijn. Dit omvat zowel de materialen die door de vereniging gekocht worden als ook de kleding en uitrusting voor de leden. De leden kunnen zo hun uitrusting met korting inkopen.

De Wing Chun Tong vereniging streeft bij het faciliteren van sportartikelen voor haar leden naar het volgende:

  • Standaardiseren van kleding en verschijning van de leden gedurende de lessen
  • Minimaliseren van de kosten
  • Beschikbaar stellen van standaard sportartikelen gedurende de eerste periode van lidmaatschap
  • Beschikbaar stellen van bijzondere gemeenschappelijke sportartikelen voor alle leden

Het bestuur van de vereniging heeft besloten dat alle nieuwe leden gedurende de eerste 3 maanden na lid worden van de vereniging zelf kleding en andere artikelen mogen kiezen en dragen. Dit betekent bijvoorbeeld dat deze leden gebruik mogen maken van scheenbeschermers, handschoenen, etc die in de opslagruimtes van de sportzalen liggen.

Na 3 maanden lidmaatschap gaan wij er van uit dat zowel de beoefenaars van Wing Chun als Sanda het basispakket van sportartikelen zullen aanschaffen. Dus, handschoenen, kleding, scheenbeschermers etc(zoals vermeldt op de bestellijst onder het kopje Wing Chun / Sanda Standaard Set zal men dan aan moeten schaffen.

De Wing Chun Tong vereniging wil de leden helpen bij het verkrijgen van de benodigde sportartikelen. Daartoe hebben wij deze bestellijst aangemaakt. Wij schaffen onze artikelen aan bij meerdere leveranciers en de vereniging krijgt een kleine (10%) korting die ten goede van de vereniging komt. Eventuele bestel/leveringskosten worden verrekend met deze korting.

Het staat de leden vrij zelf artikelen buiten deze bestellijst aan te schaffen zolang de Wing Chun / Sanda Standaard Set gehandhaafd blijft. Op termijn willen we daarmee bereiken dat iedereen dezelfde verschijning heeft gedurende het sporten. Let wel, handschoenen(bijvoorbeeld) kunnen door de (assistent) leraar worden afgekeurd. Check dus voor je eventueel zelf artikelen aanschaft of deze door ons geaccepteerd worden.

De bestellijst en procedure zijn hieronder te downloaden. Per locatie hebben we een aanspreekpunt voor het bestellen en leveren van sportartikelen voor de leden:

  • Leiden: Marco Glasmacher
  • Alkmaar: Marcel Koopman

Ingevulde bestelformulieren kunnen per e-mail naar de materiaalcommissie worden opgestuurd.

Het lid vult de artikelen in die men wil hebben. Vervolgens levert men het formulier in bij het aanspreekpunt van de vestiging. Dit kan per email(scannen van ingevulde formulier) of fysiek op de school. Het aanspreekpunt zal de artikelen danwel bestellen en laten bezorgen(bij de vereniging) danwel zelf de artikelen ophalen. Soms zal het aanspreekpunt enige bestellingen combineren dus dan kan het even duren voor een en ander binnen is.

De bestellijst en procedure zijn hieronder te downloaden. Per locatie hebben we een aanspreekpunt voor het bestellen en leveren van sportartikelen voor de leden:

  • Leiden: Marco Glasmacher
  • Alkmaar: Marcel Koopman

Ingevulde bestelformulieren kunnen per e-mail naar de materiaalcommissie worden opgestuurd.

Het lid vult de artikelen in die men wil hebben. Vervolgens levert men het formulier in bij het aanspreekpunt van de vestiging. Dit kan per email(scannen van ingevulde formulier) of fysiek op de school. Het aanspreekpunt zal de artikelen danwel bestellen en laten bezorgen(bij de vereniging) danwel zelf de artikelen ophalen. Soms zal het aanspreekpunt enige bestellingen combineren dus dan kan het even duren voor een en ander binnen is.

Er liggen ook kopieën van deze bestellijst en procedure in de verschillende vestigingen.

Download de materiaalbestellijst

Activiteitencommissie

De activiteitencommissie organiseert diverse activiteiten buiten de reguliere trainingen om. Denk hierbij aan trainingsdagen voor de leden, wedstrijden, open dagen voor geïnteresseerde buitenstaanders, seminars door gastdocenten en dergelijke. Natuurlijk zijn er ook activiteiten die niet met de eigen sport te maken hebben, zoals etentjes en proeflessen bij andere sporten. Tenslotte verzorgt de activiteitencommissie samen met het bestuur de promotiemiddelen.

De Wing Chun Tong vereniging wil naast de reguliere lessen een scala aan activiteiten bieden aan de leden (en in voorkomende gevallen ook aan diens vrienden, familie e.d.) om de saamhorigheid binnen de vereniging te vergroten. Een kleine greep uit deze activiteiten:

  • Trainingsdagen/-weekend voor leden
  • Wedstrijden
  • Open dagen voor vrienden en familie of juist buitenstaanders
  • Lessen/seminars door gastdocenten
  • Saamhorigheidsactiviteiten zoals etentjes
  • Eerbetoon aan Sifu Ruud
  • Cursussen die de professionaliteit van de vereniging vergroten (bijv. EHBO, reanimatie)

Ieder lid dat een goed idee heeft voor een activiteit is van harte welkom om deze te melden. Dit mag natuurlijk mondeling aan een van de commissieleden

De activiteitencommissie zet zich in om verspreid over het hele jaar een agenda met activiteiten te vullen. De activiteiten zullen zo snel mogelijk worden opgenomen op de agenda.

De activiteitencommissieleden worden door het bestuur benoemd op basis van hun vaardigheden en enthousiasme. De commissie wordt thans gevormd door:

  • Marco Glasmacher
  • Fred Verkuil